Projektfunktionerna i Business Central räcker längre än många tror, men de är byggda utifrån ekonomin i projektet. Behöver ni planera beläggning framåt eller rapportera tid i mobilen är det där gränsen oftast går.
Vilket problem ska lösas?
Frågan är sällan om projektet går att bokföra, utan om ni vet hur det går medan det pågår. Tid, kostnader, upparbetat värde och beläggning behöver hänga ihop i samma bild.
Så märks problemet i vardagen
tidrapporter kommer in efter månadsskiftet, när fakturan redan skulle varit skickad
beläggningen planeras i ett kalkylblad som bara en person underhåller
utlägg och underkonsulter hittar inte fram till rätt projekt
ni ser marginalen per projekt först i efterhand
fastprisprojekt saknar löpande bild av upparbetat värde
samma uppgifter registreras i både projektverktyg och affärssystem
Det här finns i Business Central utan tillägg
Projekt, resurser och tidsedlar ingår i Essentials. Funktionerna utgår från projektets ekonomi och fakturering.
projekt med uppgifter och budget per rad
resurser och resursgrupper med kostnads- och försäljningspris
tidsedlar med attest av chef eller projektledare
registrering av tid, material och inköp mot projekt
löpande fakturering, delfakturering och fastprisfakturering
pågående arbete och periodisering av projektintäkter
uppföljning av budget mot utfall per projekt och uppgift
När behövs ett tillägg?
Gränsen går oftast vid planering framåt och vid hur enkelt det är att rapportera tid.
konsulter ska rapportera tid i mobilen eller i en app, inte i en tidsedel
ni behöver en beläggningsplan som visar ledig kapacitet flera månader framåt
projektledaren behöver grafisk planering med beroenden mellan aktiviteter
kompetens och roller ska matchas mot uppdrag vid bemanning
kunden kräver detaljerade tidsunderlag som bilaga till fakturan
projekten drivs i ett separat projektverktyg som ska fortsätta användas
prognos på upparbetat värde behövs löpande i fastprisuppdrag
Typer av lösningar
Det här är de vägar som brukar finnas att välja mellan, så att ni kan diskutera dem med er partner. Längre ned på sidan listar vi exempel på etablerade produkter inom området.
1.
Projektmodulen i standard
Projekt, resurser, tidsedlar och projektfakturering i Business Central. Räcker för många bolag där ekonomin är huvudfrågan och antalet parallella uppdrag är hanterbart.
2.
Tidrapportering som tillägg
Ett tillägg ger enklare registrering i mobil eller webb, ofta med attestflöde och påminnelser. Tiden landar i Business Centrals projekt.
3.
Resurs- och beläggningsplanering
Ett tillägg som visar bemanning och ledig kapacitet framåt i tiden, kopplat till projekten i Business Central.
4.
Separat PSA- eller projektverktyg
Ett eget system för projektstyrning som utbyter projekt, tid och fakturaunderlag med Business Central. Relevant när projektledning har krav som ligger långt från ekonomin.
Exempel på etablerade lösningar
Produkter som förekommer i svenska Business Central-miljöer. Listan är ett urval – inte en rangordning eller rekommendation. Verifiera alltid funktion, svensk tillgänglighet och kompatibilitet hos leverantören.
Progressus
Projekt- och resurshantering byggd i Business Central för konsult- och projektbolag, med tidrapportering, beläggningsplanering och projektfakturering.
4PS Construct
Branschlösning byggd på Business Central för bygg, entreprenad och installation – projekt, kalkyl, service och ekonomi i samma plattform.
Vanliga branscher
konsult- och rådgivningsbolag
teknik-, arkitekt- och ingenjörsföretag
IT- och systemutvecklingsbolag
installation och entreprenad
service- och underhållsverksamhet med uppdrag
Vad kostnaden beror på
Projektlösningar prissätts normalt per användare som rapporterar eller planerar. Vi anger inga belopp, men kostnadsdrivarna går att bedöma i förväg.
antal personer som ska rapportera tid, och hur ofta
om beläggningsplanering behövs eller bara uppföljning i efterhand
hur många fakturamodeller ni har: löpande, fastpris, tak, abonnemang
om ett separat projektverktyg ska integreras eller ersättas
hur väl projektstrukturen och kontoplanen hänger ihop i dag
hur mycket av uppföljningen som ska ske i systemet i stället för i kalkylblad
Implementationskomplexitet
Medel
Det tekniska är sällan svårast. Det som tar tid är att bestämma projektstruktur, vilka dimensioner som ska följa med och hur tid ska bli faktura – de besluten bör fattas innan uppsättningen börjar.
Frågor att ta med till leverantören
Hur ser våra fakturamodeller ut, och kan systemet hantera alla utan undantag?
Behöver vi planera beläggning framåt, eller räcker uppföljning av utfall?
Var ska tiden registreras, och hur snabbt måste den vara attesterad?
Vilken projektstruktur och vilka dimensioner ska vi följa upp på?
Har den partner vi utvärderar genomfört projektbolagsinföranden tidigare?
Innehållet är framtaget av businesscentral.se, en köparsidig kunskaps- och jämförelsetjänst för företag som utvärderar Microsoft Dynamics 365 Business Central. Syftet är att hjälpa företag förstå om Business Central passar verksamheten, vilka krav som bör ställas, hur kostnader kan bedömas och hur partners och implementeringsalternativ kan jämföras.
Beskrivningen av projekt skiljer Business Centrals standardfunktioner från behov av tillägg. Produktuppgifter bör kontrolleras i Microsofts dokumentation och hos respektive leverantör för aktuell version och tillgänglighet.
Investeringsdrivare, implementationskomplexitet och frågor till leverantören är redaktionellt beslutsstöd, inte prisuppgifter, offerter eller en rangordning av produkter.
Produkt-, funktions- och licensinformation baseras i första hand på Microsofts officiella dokumentation och publikt tillgänglig information. Information om partners baseras på publika uppgifter och information som partnerföretagen själva lämnat.
Jämförelser, kategoriseringar, kalkyler och lämplighetsbedömningar är businesscentral.se:s redaktionella analyser ur ett köparperspektiv – inte officiella rekommendationer från Microsoft.
