Business Central-implementation: faser, tid och roller

Införandets faser

Partners namnger faserna olika, men innehållet är i stort sett detsamma. Microsofts egen metod för Dynamics 365-projekt, Success by Design, delar in arbetet i strategi, initiering, genomförande och driftstart.

1. 1

   Förstudie och kravbild

   Ni beskriver processer, volymer, integrationer och vad som måste fungera från dag ett. Resultatet är underlaget för offerter och avgör hur jämförbara dessa blir.

2. 2

   Lösningsdesign

   Partnern översätter kraven till hur Business Central ska sättas upp: standard, konfiguration, appar eller utveckling. Här bestäms det mesta av projektets kostnad och risk.

3. 3

   Uppsättning, appar och anpassningar

   Systemet konfigureras, tillägg installeras och eventuella anpassningar byggs. Varje anpassning bör ha ett tydligt affärsskäl, eftersom den behöver underhållas vid varje uppdatering.

4. 4

   Integrationer

   Kopplingar till e-handel, EDI, bank, lönesystem, WMS och andra system byggs och testas. Integrationer är ofta det som driver tidplanen.

5. 5

   Datamigrering

   Register, öppna poster och vald historik flyttas från det gamla systemet. Datastädning görs av er, inte av partnern, och tar oftast längre tid än väntat.

6. 6

   Test och utbildning

   Nyckelanvändare testar hela flöden med riktiga exempel, och övriga användare utbildas. Det här är den fas som oftast kortas när projektet blir försenat – och den som oftast borde skyddas.

7. 7

   Driftstart

   Övergången planeras till ett datum med låg belastning, ofta ett månads- eller årsskifte, med en tydlig plan för vad som görs om något inte fungerar.

8. 8

   Förvaltning och vidareutveckling

   Efter driftstart följer en period av stabilisering. Därefter löpande support, uppdateringar och nya förbättringar. Avtalet för förvaltning bör vara klart innan projektet startar.

Vad styr hur lång tid det tar?

Be partnern om en tidplan som bygger på era egna förutsättningar och visar beroenden mellan faserna, i stället för en generell uppskattning.

1. 1

   Antal och typ av integrationer

   Varje integration innebär design, utveckling, test och ett ansvar för förvaltning.

2. 2

   Datakvalitet

   Ofullständiga register och gammal historik gör migreringen längre och riskfylldare.

3. 3

   Grad av anpassning

   Ju närmare standard, desto kortare projekt och enklare uppdateringar.

4. 4

   Egen tillgänglighet

   Nyckelanvändare behöver tid för workshops, test och utbildning parallellt med sitt ordinarie arbete.

5. 5

   Antal bolag, länder och verksamheter

   Fler juridiska enheter och fler sätt att arbeta ökar både design- och testarbetet.

6. 6

   Beslutsförmåga

   Projekt fördröjs ofta av beslut som inte fattas i tid, snarare än av tekniken.

Roller ni behöver i projektet

1. 1

   Projektägare

   Fattar de övergripande besluten och äger budgeten. Ofta VD eller ekonomichef.

2. 2

   Intern projektledare

   Samordnar er sida, följer tidplanen och är partnerns motpart i det dagliga arbetet.

3. 3

   Nyckelanvändare per område

   Kan processerna i ekonomi, inköp, försäljning, lager eller produktion och testar lösningen.

4. 4

   IT-ansvarig

   Ansvarar för integrationer, behörigheter, Microsoft 365-miljön och övriga system.

5. 5

   Partnerns projektledare och lösningsarkitekt

   Be om namn och erfarenhet för de personer som faktiskt ska arbeta i ert projekt.

Vanliga risker och hur ni minskar dem

I Mitt BC-projekt finns ett riskregister där ni markerar vilka risker som gäller just er. Markeringarna följer med i beslutsunderlaget och i frågorna till partners.

1. 1

   Otydlig kravbild

   Gör offerter svåra att jämföra och leder till ändringar under projektet. Börja med en kravbild innan ni pratar med partners.

2. 2

   För många anpassningar

   Gör uppdateringar dyrare och er mer beroende av en leverantör. Pröva först om standard eller en app räcker.

3. 3

   Underskattad datamigrering

   Bestäm tidigt vilken historik som ska flyttas och vem som städar register.

4. 4

   För lite egen tid

   Planera in nyckelanvändarnas tid redan i budgeten, inte bara partnerns timmar.

5. 5

   Förkortat test

   Skydda test- och utbildningsfasen i tidplanen och kräv att hela flöden testas, inte enskilda funktioner.