EDI handlar om att order, leveransaviseringar och fakturor utbyts maskinellt i stället för via mejl. Kravet kommer oftast från en stor kund eller kedja, och då är frågan hur mycket som kan lösas i Business Central och vad som behöver en operatör.
Vilket problem ska lösas?
Problemet är dubbelarbete och fel. Order läses av manuellt från kundportaler eller PDF, artikelnummer skiljer sig mellan parterna, och avvikelser upptäcks först när kunden hör av sig.
Så märks problemet i vardagen
order registreras manuellt från mejl, PDF eller kundportal
kunden kräver leveransavisering innan godset får tas emot
fakturor avvisas för fel referens, radnivå eller format
kundens artikelnummer och GTIN måste översättas för hand
ni vet inte om ett meddelande har kommit fram eller inte
varje ny kedjekund innebär ett nytt manuellt arbetssätt
Det här finns i Business Central utan tillägg
Business Central har inbyggt stöd för elektroniska dokument och kan skicka och ta emot vissa format via nätverk för e-dokument. Vad som gäller för just era motparter bör kontrolleras med leverantören.
e-fakturering enligt vanliga europeiska standardformat
utbyte av e-dokument via anslutna nätverk och operatörer
inläsning av inkommande dokument till inköpsfaktura
referensfält på kund, order och faktura för kundens egna nummer
artikelreferenser som översätter kundens och leverantörens artikelnummer
utleveranser och packsedlar som underlag för avisering
När behövs ett tillägg eller en operatör?
Så snart en stor kund ställer egna krav på meddelandetyper, format eller kvittenser blir det normalt ett tillägg i kombination med en EDI-operatör.
kunden kräver specifika meddelandetyper för order, avisering och faktura
aviseringen ska innehålla kollistruktur, SSCC-etiketter eller pallmärkning
motparterna använder olika format och kanaler som måste hanteras parallellt
ni behöver se status och kvittens per meddelande, inte bara i inkorgen
prisavvikelser mellan order och orderbekräftelse ska hanteras med regler
volymen är för hög för manuell hantering av avvikelser
krav kommer från flera kedjor med olika regelverk samtidigt
Typer av lösningar
Det här är de vägar som brukar finnas att välja mellan, så att ni kan diskutera dem med er partner. Längre ned på sidan listar vi exempel på etablerade produkter inom området.
1.
Inbyggt e-dokumentutbyte
Business Centrals egna funktioner för e-dokument via anslutet nätverk. Fungerar när kraven ligger nära standardformaten, framför allt för fakturor.
2.
EDI-tillägg i Business Central
Ett tillägg som hanterar mappning, meddelandetyper, kvittenser och avvikelser inifrån systemet. Motparterna sätts upp en gång och återanvänds.
3.
EDI-operatör eller växel
En extern part tar emot och översätter meddelanden mellan er och motparterna, och skickar vidare i det format Business Central kan läsa.
4.
Integrationsplattform
En egen plattform styr flödena när EDI är en del av ett större integrationslandskap med e-handel, lager och tredjepartslogistik.
Produkter som förekommer i svenska Business Central-miljöer. Listan är ett urval – inte en rangordning eller rekommendation. Verifiera alltid funktion, svensk tillgänglighet och kompatibilitet hos leverantören.
Golden EDI
EDI-plattform kopplad till Business Central för order, leveransaviseringar och fakturor mot kedjor och grossister.
Pagero
Operatör och nätverk för elektroniska affärsdokument, med kopplingar till Business Central via partners och tillägg.
InExchange
Nordiskt nätverk för e-faktura, med kopplingar till Business Central via appar från AppSource och via partners.
tillverkare med kedjekunder eller offentlig sektor
e-handel med leverans via tredjepartslogistik
Vad kostnaden beror på
EDI prissätts ofta i tre delar: uppsättning per motpart, löpande abonnemang och en volymdel. Vi anger inga belopp, men driverna är desamma i de flesta upplägg.
antal motparter och hur många meddelandetyper varje motpart kräver
om aviseringar med kollistruktur och etiketter ingår i kravet
meddelandevolym per månad
hur väl era artikel- och kundregister stämmer med motparternas
vem som äger mappningen när en motpart ändrar sitt format
hur avvikelser ska hanteras: automatiskt, med regler eller manuellt
Implementationskomplexitet
Medel till hög
Tekniken är sällan problemet. Det som tar tid är motparternas regelverk och grunddatan – varje kedja har egna krav, och testperioden mot dem bör ligga i tidplanen från början.
Frågor att ta med till leverantören
Vilka motparter ställer krav i dag, och vilka meddelandetyper gäller?
Vad klarar Business Central av vårt behov utan tillägg, och var går gränsen?
Vem ansvarar för mappningen när en motpart ändrar format?
Hur ser vi att ett meddelande kommit fram, och vem agerar när det inte gör det?
Hur lång testperiod behöver vi mot varje motpart innan driftsättning?
Innehållet är framtaget av businesscentral.se, en köparsidig kunskaps- och jämförelsetjänst för företag som utvärderar Microsoft Dynamics 365 Business Central. Syftet är att hjälpa företag förstå om Business Central passar verksamheten, vilka krav som bör ställas, hur kostnader kan bedömas och hur partners och implementeringsalternativ kan jämföras.
Beskrivningen av edi och elektroniskt dokumentutbyte skiljer Business Centrals standardfunktioner från behov av tillägg. Produktuppgifter bör kontrolleras i Microsofts dokumentation och hos respektive leverantör för aktuell version och tillgänglighet.
Investeringsdrivare, implementationskomplexitet och frågor till leverantören är redaktionellt beslutsstöd, inte prisuppgifter, offerter eller en rangordning av produkter.
Produkt-, funktions- och licensinformation baseras i första hand på Microsofts officiella dokumentation och publikt tillgänglig information. Information om partners baseras på publika uppgifter och information som partnerföretagen själva lämnat.
Jämförelser, kategoriseringar, kalkyler och lämplighetsbedömningar är businesscentral.se:s redaktionella analyser ur ett köparperspektiv – inte officiella rekommendationer från Microsoft.
