Det här området handlar om allt som kommer in och ut ur systemet som ett dokument: leverantörsfakturor, order, avier, kundfakturor och avtal. Mycket kan lösas i standard, men attest och EDI är två frågor där företag ofta behöver mer.
Vilket problem ska lösas?
Målet är att ett dokument ska komma in, tolkas, granskas av rätt person och bokföras utan att någon behöver leta i en mejlkorg. Det som brukar skava är attestkedjan och kopplingen mellan dokument och affärshändelse.
Så märks problemet i vardagen
leverantörsfakturor granskas via mejl och registreras manuellt
ingen vet var en faktura fastnat i godkännandekedjan
avtal, ritningar och certifikat ligger på en filserver utan koppling till kund eller order
kundorder kommer in i olika format och registreras om för hand
samma uppgift skrivs in i två system
det tar tid att ta fram underlag vid revision
Det här finns i Business Central utan tillägg
Business Central har grundfunktioner för dokument, godkännanden och utskick. De räcker längre än många tror, men de är just grundfunktioner.
bifogade filer och länkade dokument på kund, leverantör, order och faktura
inkommande dokument som kan kopplas till bokföring
godkännandeflöden på inköp, försäljning och betalningar
e-postutskick av order, fakturor och påminnelser från systemet
PDF och e-fakturaformat via Business Centrals dokumentutbyte
spårbarhet mellan dokument, bokföring och attestbeslut
När behövs ett tillägg?
Behovet uppstår oftast när många personer ska granska, när dokumentvolymen är stor eller när dokument ska tolkas automatiskt.
attest ska styras av belopp, projekt, avdelning och ersättare
fakturarader ska konteras och matchas mot inköpsorder automatiskt
inskannade och mejlade fakturor ska tolkas maskinellt
granskning ska kunna göras i mobil av personer utan systemvana
order, avier och fakturor ska utbytas via EDI med kunder och leverantörer
dokument ska arkiveras enligt en fastställd lagringstid och behörighetsmodell
ni behöver ett gemensamt arkiv som också täcker dokument utanför affärssystemet
Typer av lösningar
Det här är de vägar som brukar finnas att välja mellan, så att ni kan diskutera dem med er partner. Längre ned på sidan listar vi exempel på etablerade produkter inom området.
1.
Konfigurerade godkännandeflöden i standard
Business Centrals egna attestflöden sätts upp för inköp och betalningar. Fungerar när kedjan är tydlig och antalet granskare begränsat.
2.
Fakturatolkning och attest som tillägg
Ett tillägg tar emot fakturan, tolkar innehållet, föreslår kontering och driver granskningen. Bokföringen sker i Business Central.
3.
EDI-tjänst eller EDI-tillägg
Order, avier och fakturor utbyts i överenskomna format med motparter. Kan ligga som tillägg i systemet eller som en tjänst mellan parterna.
4.
Dokumentarkiv i Microsoft 365 eller separat system
Dokument lagras i SharePoint eller ett dedikerat arkiv, med koppling till posten i Business Central. Väljs ofta när också dokument utanför ERP ska ingå.
Exempel på etablerade lösningar
Produkter som förekommer i svenska Business Central-miljöer. Listan är ett urval – inte en rangordning eller rekommendation. Verifiera alltid funktion, svensk tillgänglighet och kompatibilitet hos leverantören.
Continia Document Capture
Etablerat tillägg för fakturatolkning, attestflöden och dokumentarkiv direkt i Business Central.
ExFlow
Lösning för automatisering av leverantörsfakturor och attestflöden, byggd i Business Central. Leverantören SignUp Software använder numera varumärket Truvio.
ForNAV
Tillägg för rapporter och dokumentlayout i Business Central – ofta aktuellt när utgående dokument ska se professionella ut utan rapportutveckling.
Medius och Palette
Separata plattformar för fakturaautomation och attest som integreras mot Business Central. Vanliga när flera system ska dela samma fakturaflöde.
Vanliga branscher
företag med många leverantörsfakturor per månad
bygg, installation och entreprenad med projektattest
partihandel med EDI-krav från kedjor och grossister
offentligt finansierad verksamhet med dokumentationskrav
tillverkning med certifikat och kvalitetsdokument
Vad kostnaden beror på
Lösningar i det här området prissätts ofta per användare, per dokument eller per motpart. Vi anger inga belopp – be om pris utifrån er faktiska volym.
antal dokument per månad, inte antal anställda
antal personer som ska granska och attestera
antal motparter och format i ett eventuellt EDI-utbyte
hur mycket automatisk kontering och matchning som ska ställas in
om ett arkiv ska migrera historiska dokument
krav på lagringstid, behörighet och revisionsspår
Implementationskomplexitet
Låg till medel
Attest och fakturaflöden går ofta att införa i ett avgränsat delprojekt och ger märkbar effekt snabbt. EDI är undantaget: där styr motparternas krav och testperioder tidplanen.
Frågor att ta med till leverantören
Hur ser vår attestkedja ut i dag, och behöver den vara så komplicerad?
Hur många fakturor hanterar vi per månad, och hur mycket tid går åt per faktura?
Vad klarar Business Centrals egna godkännandeflöden i vårt fall?
Vilka motparter kräver EDI, och i vilket format?
Var ska dokumenten ligga om vi byter system igen om tio år?
Innehållet är framtaget av businesscentral.se, en köparsidig kunskaps- och jämförelsetjänst för företag som utvärderar Microsoft Dynamics 365 Business Central. Syftet är att hjälpa företag förstå om Business Central passar verksamheten, vilka krav som bör ställas, hur kostnader kan bedömas och hur partners och implementeringsalternativ kan jämföras.
Beskrivningen av dokumenthantering skiljer Business Centrals standardfunktioner från behov av tillägg. Produktuppgifter bör kontrolleras i Microsofts dokumentation och hos respektive leverantör för aktuell version och tillgänglighet.
Investeringsdrivare, implementationskomplexitet och frågor till leverantören är redaktionellt beslutsstöd, inte prisuppgifter, offerter eller en rangordning av produkter.
Produkt-, funktions- och licensinformation baseras i första hand på Microsofts officiella dokumentation och publikt tillgänglig information. Information om partners baseras på publika uppgifter och information som partnerföretagen själva lämnat.
Jämförelser, kategoriseringar, kalkyler och lämplighetsbedömningar är businesscentral.se:s redaktionella analyser ur ett köparperspektiv – inte officiella rekommendationer från Microsoft.
